Онлайн-касса: что это и зачем нужна бизнесу

Это устройство или веб-сервис для учета и автоматической передачи данных по продажам в налоговые органы. Касса формирует фискальные документы — кассовые чеки, квитанции, отчеты о смене и возврате товаров. Затем зашифровывает данные, сохраняет их на фискальном накопителе и передает в налоговые органы.

Онлайн-касса бывает двух типов:

Онлайн-касса — это контрольно-кассовая машина (ККМ) или веб-сервис, которые автоматически фиксируют и передают данные о денежном расчете в налоговые органы.

Еще есть ККМ старого образца. Это стационарный аппарат, который также используют для денежных расчетов с покупателями. Но в отличие от онлайн-кассы, у него нет доступа к интернету — предпринимателю нужно отправлять все данные в налоговую самостоятельно. В онлайн-ККМ передача происходит автоматически. А если интернет нестабильный, можно провести оплату, а потом при подключении данные также уйдут в налоговую.

Онлайн-касса автоматизирует учет продаж, работу с кассовыми документами и их передачу. Для налоговой контроль становится также проще: все данные они получают в режиме реального времени, без задержек и ошибок. Рассмотрим преимущества онлайн-кассы подробнее.

Скорость работы. Онлайн-кассы ускоряют процесс оплаты. Клиенты могут расплатиться за несколько минут, а бизнес получает доступ к отчетам в режиме реальном времени. Например, владелец кафе может быстро увидеть, сколько посетителей пришло за день и во сколько официанты открыли смену.

Безопасность и надежность. Все данные хранятся в облаке. Это обеспечивает безопасность для бизнеса — в случае поломки оборудования информация не потеряется. Например, если в магазине сломается кассовый аппарат, его можно отдать в ремонт. А данные по продажам — скачать из мобильного приложения.

Простота в использовании. Онлайн-кассы спроектированы так, что даже люди без технических навыков могут легко их освоить. Для работы нужно просто установить приложение на планшет или смартфон и следовать пошаговой инструкции. А если возникнут вопросы, можно обратиться в службу поддержки.

Экономия на обслуживании. Многие онлайн-сервисы — бесплатные. Предприниматель оплачивает только услуги оператора фискальных данных (ОФД), а за использование приложения деньги не списываются. Это более выгодный вариант для бизнеса по сравнению с кассовым аппаратом, который нужно приобрести, а затем постоянно обновлять.

Удобство для клиентов. Онлайн-кассы поддерживают различные способы оплаты: карты, мобильные и бесконтактные платежи. Это делает процесс покупок удобным и быстрым для клиентов, потому что они могут сразу получить чек.

Согласно статье 166 НК РК, онлайн-касса должна быть у всех предпринимателей, которые принимают оплату за товары и услуги от физических лиц. Это касается всех видов платежей — наличными, картой или QR-кодами. Вот каким категориям бизнеса нужен этот сервис:

• Розничные магазины. Все, кто продает товары физическим лицам: продуктовые магазины, бутики одежды, магазины электроники и т. д.
• Сервисные компании. Салоны красоты, автосервисы, такси.
• Интернет-магазины. Сайты, которые продают товары и услуги через интернет.
• Кафе и рестораны. Заведения общественного питания, которые работают с наличными и безналичными расчетами.

Индивидуальные предприниматели. Все, кто занимается частной практикой и предоставляет услуги напрямую физлицам.

Онлайн-касса нужна очень многим бизнесам. Предпринимателю этот инструмент дает массу преимуществ. Например, если он владеет магазином у дома, онлайн-касса поможет быстрее обслуживать клиентов. Рассмотрим, как еще она может быть полезна малому, среднему и крупному бизнесу.

Владельцы небольших кафе, магазинов и автосервисов часто ведут учет продаж вручную. Это может приводить к ошибкам, а еще отнимает много времени. Онлайн-касса автоматически фиксирует каждую продажу, создает отчеты о продажах и доходах, а еще интегрируется с бухгалтерскими системами. Такой функционал особенно важен для небольшого бизнеса, где учет доходов и расходов должен быть простым и доступным.

У таких компаний обычно много отчетности. А если объем продаж растет, рестораны и магазины могут столкнуться с трудностями в учете товаров. Онлайн-касса интегрируется с другими системами и позволяет управлять продажами на всех точках сразу. Например, сеть магазинов может объединить все кассы в единую систему. Это позволит отделу бухгалтерии быстро получать данные для отчетности по финансам и отправлять ее в налоговую.

Большим компаниям важно выстроить процессы так, чтобы они помогали развивать бизнес и не отнимали время сотрудников. Например, с помощью онлайн-кассы сеть ресторанов может объединить данные с разных филиалов в одном сервисе. Это помогает отслеживать продажи и вовремя отправлять данные в налоговую.